Bạn đang muốn tổ chức sự kiện Hải Phòng một cách chuyên nghiệp nhưng không biết bắt tay từ đâu? Đừng lo lắng! Ngay tại bài viết này, FMD Media sẽ hướng dẫn bạn các bước chuẩn bị tổ chức sự kiện ngay cả khi… bạn chỉ là nghiệp dư. Cùng theo dõi nhé!
Các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện Hải Phòng
Xác định mục đích
Trước tiên, bạn cần phải xác định được mục tiêu tổ chức sự kiện Hải Phòng là gì, từ đó phát triển kịch bản sự kiện theo mục đích đó. Một sự kiện tổ chức với mục đích rõ ràng sẽ giúp cho những người tham dự có hứng thú hơn và ấn tượng với sự kiện đó hơn.
Lên danh sách khách mời
Những người tham gia sự kiện phải được xác định từ trước để có sự chuẩn bị phù hợp, sao cho họ luôn cảm thấy thoải mái và được chào đón. Ngoài ra, việc lên danh sách khách mời khi chuẩn bị tổ chức sự kiện Hải Phòng cũng là cách xác định được thời gian và địa điểm tổ chức sao cho thuận tiện.
Các bước chuẩn bị cho tổ chức sự kiện Hải Phòng chuyên nghiệp
Lên kịch bản sự kiện
Kịch bản sự kiện là một yếu tố không thể thiếu khi bạn muốn tổ chức bất cứ một sự kiện nào, vì nó đảm bảo cho mọi thứ được sắp xếp một cách hợp lý và có kế hoạch. Ngoài ra, nếu bạn tổ chức sự kiện Hải Phòng thì cũng cần nghiên cứu về đặc điểm văn hóa và lối sống tại đây trước khi lên kịch bản. Điều này góp phần quan trọng trong việc quyết định xem sự kiện đó có được đón nhận hay không.
Để lên được kịch bản sự kiện, bạn phải bám sát vào mục tiêu tổ chức ban đầu và tránh việc đưa vào quá nhiều những hoạt động không cần thiết để kéo dài thời gian. Tùy theo từng thể loại sự kiện, bạn có thể sắp xếp kịch bản khác nhau để tránh sự rập khuôn hoặc không phù hợp.
Cân đối ngân sách
Đối với các sự kiện, ngân sách là một yếu tố cực kỳ quan trọng và có khả năng chi phối các hoạt động khác trong cả quá trình chuẩn bị và diễn ra sự kiện. Bạn cần lên một kế hoạch cụ thể và chi tiết cho từng hạng mục trong sự kiện để chủ động cân đối ngân sách sao cho phù hợp. Hãy ưu tiên chi ngân sách cho những khoản lớn và bắt buộc, sau đó dần phân bổ xuống các mục nhỏ. Tốt nhất, bạn nên lập sẵn file chi phí dự trù rồi mới bắt tay vào thực hiện.
Lên kế hoạch truyền thông
Nếu bạn tổ chức sự kiện Hải Phòng nhưng không đi kèm với các hoạt động truyền thông thúc đẩy thì rất khó có thể thu hút được sự chú ý, cho dù đó là sự kiện nội bộ hay public. Tùy theo mục đích tổ chức, bạn sẽ cần các cách truyền thông khác nhau như banner, video thông báo, các bài post,... Việc này không đơn thuần để mọi người biết đến sự kiện nhiều hơn mà còn giúp cho sự kiện trở nên quan trọng và tăng khả năng “ghi nhớ” cho khách tham dự.
Lên kế hoạch truyền thông cũng là một bước quan trọng khi tổ chức sự kiện
Thuê trang thiết bị
Sau khi đã chuẩn bị xong những bước trên để tổ chức sự kiện Hải Phòng, bạn cần lưu ý chuẩn bị các trang thiết bị như loa đài, hệ thống chiếu sáng, đèn led, bàn ghế,... Tốt nhất, bạn nên liên hệ những đơn vị cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru. Lưu ý rằng khi thuê, bạn cần ký nhận rõ ràng về tình trạng ban đầu và khi bàn trả.
Thuê nhân lực
Nhân lực phục vụ cho tổ chức sự kiện Hải Phòng như PG, MC, diễn giả, bồi bàn (nếu có tiệc), bảo vệ, dọn dẹp vệ sinh,... cũng cần được chú trọng. Bạn nên phân chia công việc cụ thể cho từng thành viên hoặc nếu không có sẵn nhân lực thì có thể thuê luôn tại các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý vai trò của người giám sát trong một sự kiện cũng rất quan trọng.
Bạn cần chuẩn bị nguồn nhân lực phù hợp khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Đơn vị tổ chức sự kiện Hải Phòng chuyên nghiệp – FMD Media
Nếu bạn không thể tự tổ chức sự kiện hoặc không có nhiều thời gian cho việc chuẩn bị thì cách tốt nhất chính là tìm đến ngay các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện Hải Phòng chuyên nghiệp. Một trong những gợi ý tuyệt vời dành cho bạn chính là FMD Media – một trong những địa chỉ chuyên tổ chức sự kiện uy tín tại miền Bắc.
Chúng tôi đã có kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho các trường học, công ty, hội đoàn,... và nhận được sự đánh giá cao từ phía khách hàng trải nghiệm. Với những tài nguyên chất lượng, FMD Media mang lại những sự kiện chỉn chu và ấn tượng. Hiện nay, FMD Media đang có thể mạnh ở việc tổ chức các hoạt động teambuilding, gala dinner, hội thảo, lễ ra mắt,... Chúng tôi luôn nỗ lực để mang lại những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất, hướng đến vị trí đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp số 1 tại Hải Phòng.
FMD Media là công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Hải Phòng
Có thể nói, việc tổ chức sự kiện Hải Phòng tuy không quá phức tạp nhưng vẫn cần đến sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng và chỉn chu. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ tương tự, hãy liên hệ ngay với FMD Media để được tư vấn và báo giá chi tiết nhé!
