Đơn xin tổ chức sự kiện là thủ tục cần thiết trước khi tổ chức một số sự kiện cộng đồng nào đó. Vậy mẫu đơn này có yêu cầu trình bày thế nào và những lưu ý khi làm đơn là gì? Mời bạn theo dõi ngay các hướng dẫn dưới đây của FMD Media để biết thêm chi tiết nhé!
Tại sao cần làm đơn xin tổ chức sự kiện?
Đơn xin tổ chức sự kiện là mẫu đơn phải được hoàn thành và gửi đi trước khi diễn ra một số sự kiện tại các địa phương nhằm mục đích sau:
- Trình bày mong muốn và mục đích của việc tổ chức sự kiện với các ban ngành hoặc cơ quan có thẩm quyền trong khu vực.
- Tạo tính hợp pháp và được bảo hộ về các quyền lợi khi tổ chức sự kiện.
- Tạo cơ sở để đàm phán và đưa ra các yêu cầu cung cấp cho nhà tài trợ, đơn vị đồng hành,...
Đơn xin tổ chức sự kiện bao gồm những gì?
Về cơ bản, đơn xin tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những nội dung như sau:
- Quốc hiệu – Tiêu ngữ
- Tên đơn
- Kính gửi
- Thông tin của xin cấp phép tổ chức sự kiện
- Nội dung xin cấp phép
- Các cam kết
- Ký xác nhận
Để hình dung cụ thể hơn về cách viết mẫu đơn xin tổ chức sự kiện, bạn có thể tham khảo mẫu đơn dưới đây:
Mẫu đơn xin tổ chức sự kiện nghệ thuật
Hoặc bạn có thể tham khảo mẫu đơn xin tổ chức sự kiện TẠI ĐÂY
Ngoài ra, tùy theo từng loại sự kiện cụ thể, bạn sẽ cần linh hoạt trong việc cung cấp các thông tin liên quan nhưng vẫn phải đảm bảo được bố cục chuẩn của mẫu đơn này.
Cần lưu ý gì khi làm đơn xin tổ chức sự kiện
Làm đơn xin tổ chức sự kiện không quá khó, tuy nhiên nếu không cẩn thận thì khả năng không được chấp thuận cũng có thể xảy ra. Đó là lý do bạn cần bỏ túi một số lưu ý sau:
Rõ ràng và chi tiết
Đơn xin tổ chức sự kiện cần được viết một cách rõ ràng và chi tiết. Hãy đảm bảo rằng bạn trình bày những yêu cầu và mong muốn cho sự kiện một cách cụ thể, không để lại sự hiểu nhầm hoặc đánh mất thông tin quan trọng. Đừng quên cung cấp thông tin về ngày, địa điểm, thời gian, quy mô, mục tiêu và các hoạt động nằm trong kế hoạch tổ chức sự kiện.
Ngôn ngữ chuyên nghiệp
Bạn cũng cần sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp trong đơn xin tổ chức sự kiện để tạo ấn tượng tốt với đơn vị cấp phép. Hãy viết một cách lịch sự, chính xác và có lập luận chặt chẽ, đồng thời tránh sử dụng văn nói, ngôn ngữ không chuyên nghiệp hoặc không phù hợp với ngữ cảnh tổ chức sự kiện.
Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp trong đơn xin tổ chức sự kiện
Thông tin liên hệ
Các thông tin liên hệ với bên tổ chức sự kiện phải được cung cấp chính xác và đầy đủ trong lá đơn của bạn. Điều này sẽ giúp ban ngành có thẩm quyền có thể liên lạc lại để xác nhận các thông tin cần thiết và đưa ra các yêu cầu bổ sung nếu đơn xin tổ chức sự kiện của bạn bị thiếu hay nhầm lẫn nội dung.
Kiểm tra lỗi và chỉnh sửa
Trước khi gửi đơn xin, bạn nên kiểm tra kỹ lỗi chính tả, ngữ pháp và định dạng của nó. Điều này không chỉ cho thấy đơn vị tổ chức thật sự chuyên nghiệp mà còn đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền đạt một cách chính xác.
Đơn xin tổ chức sự kiện phải đảm bảo trình bày đúng cách và đúng chính tả
Đính kèm tài liệu liên quan
Để chắc chắn hơn, bạn cũng có thể gửi một số tài liệu liên quan cùng với đơn xin tổ chức sự kiện. Các tài liệu này có thể là bản mô tả sự kiện, hình ảnh, video, hoặc bất kỳ tài liệu nào khác liên quan. Cách làm này giúp các cơ quan có thẩm quyền có thể kiểm chứng và xem xét kỹ lưỡng hơn về yêu cầu tổ chức của bạn, từ đó càng nhanh chóng gửi đơn xác nhận hơn.
Đơn xin tổ chức sự kiện phải được gửi cho ai?
Sau khi làm xong đơn xin tổ chức sự kiện, bạn cần gửi đơn này cho UBND cấp phường, sau đó chuyển dần lên các cấp trên nếu quy mô sự kiện lớn hơn. Hãy trình diện đơn xin từ cấp thấp nhất để các ban ngành có thẩm quyền làm việc theo đúng quy trình. Đồng thời, sự kiện càng lớn thì thời gian xét duyệt đơn càng lâu bởi trình tự và thủ tục xét duyệt càng nhiều. Hãy ghi nhớ điều này để điều chỉnh thời gian gửi đơn xin sao cho phù hợp với thời gian diễn ra sự kiện.
Trên đây là một số chia sẻ của FMD Media về các công việc chuẩn bị khi làm đơn xin tổ chức sự kiện dành cho bạn. Nếu có bất cứ băn khoăn nào khác, đừng quên liên hệ với FMD Media để được hỗ trợ tư vấn tận tình nhất nhé!
