Tổ chức sự kiện là hoạt động đang được diễn ra một cách thường xuyên, dưới nhiều hình thức khác nhau. Tuy nhiên, đối với những người lần đầu tổ chức sự kiện, việc tìm hiểu kỹ lưỡng về cách tổ chức sao cho phù hợp thực sự rất quan trọng. FMD Media thấu hiểu điều này và sẽ lập tức gửi đến bạn những kinh nghiệm tổ chức sự kiện dành cho newbie ngay tại đây! Cùng theo dõi nhé!
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cơ bản nhất
Nếu bạn là người chưa từng tổ chức sự kiện hoặc có ít kinh nghiệm trong việc này thì cũng đừng lo lắng với nhiệm vụ được giao sắp tới! FMD Media xin phép chia sẻ đến bạn 10+ kinh nghiệm tổ chức sự kiện cơ bản nhất như sau:
1. Xác định loại sự kiện
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện đầu tiên chính là bạn cần xác định được loại sự kiện mình cần tổ chức để từ đó xác định được cách tổ chức phù hợp. Mỗi loại sự kiện sẽ có thêm một vài bước tổ chức và kịch bản tổ chức khác nhau nên bạn cần thực hiện điều này ngay khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện – Xác định loại sự kiện
2. Xác định mục tiêu tổ chức
Mục tiêu tổ chức sự kiện có nghĩa là bạn cần biết sự kiện được tổ chức để làm gì và cần truyền tải thông điệp gì. Khi đã có mục đích rõ ràng, mọi nội dung có trong sự kiện sẽ đều phải quy hướng và góp phần làm sáng tỏ mục tiêu ban đầu. Như vậy thì sự kiện mới thực sự trở nên ý nghĩa và thu hút được sự quan tâm của những người tham dự.
3. Xác định thời gian/thời lượng
Một trong những kinh nghiệm tổ chức sự kiện quý báu mà bạn cần ghi nhớ chính là xác định trước thời gian tổ chức và thời lượng chương trình cho phép. Điều này giúp bạn đưa vào sự kiện những chương trình phù hợp với thời điểm tổ chức và căn chỉnh thời gian diễn ra của các nội dung để chương trình không bị “cháy”.
4. Xác định đối tượng tham gia
Sự kiện tổ chức phải được xác định phù hợp với đối tượng tham gia để có thể lên kịch bản sự kiện một cách tốt nhất. Các sự kiện dành cho trẻ em thì đương nhiên không thể có những nội dung quá khó hiểu hoặc phản cảm. Cũng vậy, các sự kiện có sự tham gia của người lớn cũng không nên chứa nội dung về thanh thiếu niên hoặc quá đơn giản. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện này sẽ giúp chương trình của bạn để lại ấn tượng cực tốt với những người tham dự về sự tinh tế và chuyên nghiệp.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện – Xác định đối tượng tham gia
5. Lên kịch bản sự kiện
Mỗi sự kiện nên được tổ chức theo một kịch bản đã chuẩn bị từ trước, nhằm giúp mọi thứ trong tầm kiểm soát và giúp công tác chuẩn bị được tốt hơn. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện được đề xuất chính là bạn hãy lên kịch bản sự kiện càng chi tiết càng tốt, đồng thời cần phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho các thành viên trong ban tổ chức và xác nhận sự đồng ý từ họ.
6. Lập danh sách nhân lực/vật lực cần dùng trong sự kiện
Tương tự với việc lên kịch bản, bạn cũng nên lập danh sách chi tiết những thứ cần dùng cho sự kiện của mình, bao gồm cả nhân lực và vật lực. Theo kinh nghiệm tổ chức sự kiện của những người chỉn chu nhất, bạn nên để danh sách dưới dạng check list để dễ dàng kiểm soát được các công việc chuẩn bị đã thực hiện xong.
7. Cân đối ngân sách dựa trên danh sách đã lập
Khi tổ chức sự kiện, ngân sách là thứ cực kỳ quan trọng để giúp bạn thực hiện hóa các ý tưởng của mình. Tùy theo ngân sách được cấp, bạn sẽ có thể thêm hoặc bớt các nguồn cần chuẩn bị, thậm chí điều chỉnh nội dung chương trình sao cho phù hợp nhất.
8. Thiết kế các ấn phẩm sự kiện
Các ấn phẩm trong sự kiện bao gồm backdrop, banner, bảng tên, quà lưu niệm, kỷ niệm chương,... Đây đều là những ấn phẩm góp phần giúp cho sự kiện tạo được ấn tượng mạnh mẽ và trở nên chuyên nghiệp hơn. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện dành cho bạn trong vấn đề này chính là hãy thiết kế chúng phù hợp với concept và mục đích tổ chức chương trình.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện – Thiết kế ấn phẩm sự kiện
9. Liên hệ thuê các trang thiết bị cần thiết
Hệ thống âm thanh và chiếu sáng sẽ góp phần quyết định xem sự kiện của bạn có thực sự hoành tráng hay không. Tùy vào thời điểm và không gian khác nhau mà bạn cần có phương án thuê trang thiết bị khác nhau, tránh việc thuê dàn trải và tạo sự lãng phí. Bạn có thể lắng nghe tư vấn của các đơn vị cho thuê hoặc tham khảo từ người đã từng tổ chức sự kiện tương tự.
10. Tổng duyệt toàn bộ chương trình trước khi tổ chức chính thức
Một kinh nghiệm tổ chức sự kiện tiếp theo mà bạn nên áp dụng chính là hãy dành thời gian tổng duyệt chương trình trước khi tổ chức. Đặc biệt, với các tiết mục nghệ thuật có trong sự kiện, bạn thậm chí cần tổng duyệt từ 2 lần trở nên để có thể tạm yên tâm khi chương trình diễn ra.
11. Tạo cảm giác thoải mái cho khách mời và người tham dự
Sự thoải mái của khách mời và những người tham dự giúp cho sự kiện của bạn trở nên tuyệt vời và đáng nhớ hơn. Bạn có thể chuẩn bị thêm đồ ăn nhẹ, đưa ra các ý tưởng giao lưu hoặc tạo tình huống để khách mời và người tham dự có thời gian “tạm nghỉ” trong ít phút. Ngoài ra, MC sự kiện cũng cần gửi đến khách mời những câu hỏi dự kiến (nếu có) và chỉ hỏi nếu họ thực sự thoải mái khi chia sẻ.
Liên hệ đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hải Phòng
Với những kinh nghiệm tổ chức sự kiện như trên, bạn có thể dễ dàng tổ chức một sự kiện đơn giản và tạo được ấn tượng tốt. Tuy nhiên, nếu vẫn cần tư vấn và hỗ trợ một số hạng mục liên quan trong sự kiện thì bạn có thể liên hệ với FMD Media ngay hôm nay. Tổng đài hỗ trợ 0766.366.368 của FMD Media cho dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hải Phòng luôn túc trực 24/7 để kịp thời lắng nghe và tiếp nhận những yêu cầu liên quan!
Trên đây là một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công theo cách đơn giản nhất dành cho bạn. FMD Media cũng sẽ liên tục cập nhật các gợi ý tổ chức sự kiện thú vị khác nên đừng quên tiếp tục theo dõi chúng tôi trong những bài viết tiếp theo nhé!
