5W1H đã trở thành một trong những quy tắc quan trọng để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vậy thực chất quy tắc 5W1H trong tổ chức sự kiện là gì và nên sử dụng nó thế nào cho hợp lý? Hãy cùng FMD Media khám phá ngay lời giải đáp thú vị trong bài viết này nhé!
Quy tắc 5W1H trong tổ chức sự kiện là gì?
5W1H là chữ viết tắt của 6 câu hỏi: Why – Where – When – Who – What – How. Thông qua việc trả lời được các câu hỏi này, bạn sẽ biết cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện trên nhiều khía cạnh, từ đó có sự chuẩn bị phù hợp và kỹ lưỡng hơn. Vì vậy, quy tắc 5W1H trong tổ chức sự kiện là một công cụ quản lý vô cùng hiệu quả đối với những người mong muốn sự kiện của mình trở nên chuyên nghiệp và ấn tượng hơn.
Quy tắc 5W1H trong tổ chức sự kiện là gì?
Cách tổ chức sự kiện thành công với 5W1H
Để áp dụng quy tắc 5WW1H trong tổ chức sự kiện một cách hiệu quả, bạn cần trả lời lần lượt các câu hỏi dưới đây:
1. Why – Tổ chức sự kiện để làm gì?
Đây là câu hỏi thể hiện mục tiêu và lợi ích của sự kiện, từ đó xác định được loại sự kiện mà bạn cần tổ chức như sự kiện khai trương, sự kiện ra mắt, sự kiện tri ân, sự kiện kỷ niệm,... Bằng cách nắm được mục tiêu cụ thể, bạn sẽ đưa ra các nội dung phù hợp để làm nổi bật mục tiêu đó và làm cho sự kiện trở nên ý nghĩa hơn. Như vậy, với câu hỏi đầu tiên, quy tắc 5W1H trong tổ chức sự kiện giúp bạn có định hướng rõ ràng và xác định được mục đích cuối cùng của mình.
2. Where – Tổ chức sự kiện ở đâu?
Quy tắc 5W1H trong tổ chức sự kiện cũng giúp bạn thấy được tầm quan trọng của việc lựa chọn địa điểm cho sự kiện, sao cho thuận tiện và đầy đủ tiện nghi. Tùy theo từng quy mô và đặc trưng của loại sự kiện, bạn sẽ cần lựa chọn địa điểm tổ chức có đủ không gian cho các hoạt động trong chương trình và số lượng khách mời tham gia. Bên cạnh đó, địa điểm này cũng cần có vị trí tốt để hầu hết khách mời có thể tiếp cận dễ dàng và tham gia đúng lịch trình.
Quy tắc 5W1H trong tổ chức sự kiện đề cập nên xem xét về địa điểm tổ chức phù hợp
3. When – Tổ chức sự kiện khi nào?
Câu hỏi tiếp theo của quy tắc 5W1H trong tổ chức sự kiện chính là chương trình được tổ chức khi nào và có phù hợp với các yếu tố khác trong sự kiện không. Ngoài ra, bạn cũng cần xác định được tổng thời lượng dự kiến để có cách phân bổ các nội dung trong sự kiện để tránh trường hợp bị cháy chương trình.
4. Who – Tổ chức sự kiện cho ai?
Khách mời là một trong những chủ thể quan trọng mà bạn cần xác định khi tổ chức sự kiện. Các thông tin về độ tuổi, lịch trình, tính chất công việc,... của khách hàng sẽ rất hữu ích để bạn có cơ sở xây dựng chương trình phù hợp và tạo ấn tượng với họ. Điều này đặc biệt thể hiện được vai trò của quy tắc 5W1H trong tổ chức sự kiện liên quan đến quảng bá doanh nghiệp.
5. What – Nội dung sự kiện là gì?
Từ những yếu tố trên của quy tắc 5W1H trong tổ chức sự kiện, bạn sẽ bắt đầu xây dựng được danh sách các nội dung phù hợp và hướng tới mục tiêu chung ban đầu. Để làm được điều này, bạn cần có sự tham khảo từ nhiều nguồn khác nhau và mang cả yếu tố sáng tạo vào các nội dung trong sự kiện.
6. How – Tổ chức sự kiện thế nào?
Khi đã có được sơ bộ các thông tin về chương trình sự kiện, bước cuối cùng chính là bạn cần bắt tay vào việc chuẩn bị và tổ chức sự kiện theo đúng kế hoạch. Việc tổ chức sự kiện như thế nào sẽ quyết định được mức độ chuyên nghiệp của người tổ chức nó, trong các công việc như mua các vật dụng, thiết kế, thuê trang thiết bị, nhân lực, sắp xếp thứ tự các nội dung,... Đây cũng là câu hỏi mang tính quyết định khi sử dụng quy tắc 5W1H trong tổ chức sự kiện, vì nó giống với việc bạn sẽ thực hiện hóa các kế hoạch thế nào cho phù hợp và hấp dẫn.
Tổ chức sự kiện như thế nào cũng được đề cập trong quy tắc 5W1H
Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hải Phòng dành cho bạn
Nếu bạn vẫn khá bỡ ngỡ với quy tắc 5W1H trong tổ chức sự kiện thì hãy tìm đến sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ FMD Media! Chúng tôi tự hào là đơn vị đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Hải Phòng, được khách hàng đánh giá cao bởi sự tận tâm, uy tín và chi phí dịch vụ cực hợp lý. FMD Media cũng sẽ giúp bạn tư vấn các công cụ hiện đại để lên kế hoạch tổ chức sự kiện một cách hiệu quả hơn, từ đó tạo ra không gian sự kiện đáng nhớ và ấn tượng nhất!
Như vậy, FMD Media vừa chia sẻ đến bạn một số thông tin hữu ích về quy tắc 5W1H trong tổ chức sự kiện hiện đại. Để được tư vấn và giải đáp chi tiết hơn, hãy tiếp tục theo dõi FMD Media hoặc liên hệ với chúng tôi qua hotline 0766.366.368 nhé!
