Tổ chức sự kiện muốn để lại ấn tượng tốt cần phải được thực hiện theo một kế hoạch cụ thể. Muốn vậy, bạn cần phải đưa ra quy trình tổ chức rõ ràng và tuân thủ theo quy trình đó. Tại đây, FMD Media cũng sẽ giúp bạn gợi ý quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt với những người tham dự nên đừng vội lướt qua nhé!
Tại sao cần tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?
Bất kỳ ai khi tổ chức sự kiện cũng muốn chương trình của mình để lại ấn tượng tốt đẹp đối với tất cả khách mời và những người tham dự. Để đạt được điều đó, trước hết bạn cần thể hiện được sự chuyên nghiệp khi sự kiện được diễn ra với các lý do sau:
- Bạn cần xây dựng quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nên sẽ rèn luyện được nhiều kỹ năng cần thiết và có cơ hội tiếp cận với những chuyên gia trong lĩnh vực này.
- Sự kiện chuyên nghiệp sẽ được thực hiện bằng cách sử dụng tối đa hóa lợi ích của các tài nguyên, từ đó mang lại hiệu quả cao nhưng vẫn tiết kiệm chi phí và thời gian.
- Sự kiện chuyên nghiệp giúp những người tham dự có ấn tượng mạnh hơn và giúp bạn đạt được mục đích tổ chức và thông điệp muốn truyền tải.
- Nếu là một doanh nghiệp, bạn có thể xây dựng được hình ảnh và thương hiệu công ty qua cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và chỉn chu trong từng chi tiết.
Tại sao cần tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cơ bản nhất
1. Xác định các thông tin cơ bản của sự kiện
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là bạn cần nắm được các thông tin cơ bản nhất của sự kiện, bao gồm:
- Mục đích của sự kiện
- Loại sự kiện
- Quy mô tổ chức
- Đối tượng tham gia
- Thời gian tổ chức
- Địa điểm dự kiến
- Ngân sách sự kiện
Những thông tin trên đảm bảo phải được đưa ra rõ ràng, cụ thể và có tính chính xác gần như tuyệt đối. Bên cạnh đó, chúng phải hạn chế đến mức thấp nhất về khả năng thay đổi vì có thể sẽ làm ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình sự kiện nếu có sự thay đổi quá bất ngờ hoặc quá nhiều lần.
2. Xây dựng ý tưởng sự kiện
Sau khi đã biết được các thông tin cơ bản nhất, bạn cần phải xây dựng ý tưởng cơ bản sao cho phù hợp với sự kiện, thông qua việc kết với với các hoạt động như:
- Tiệc BBQ hồ bơi, bãi biển
- Tiệc sang trọng
- Teabreak
- Ca nhạc
- Teambuilding
- …
Xây dựng ý tưởng là bước quan trọng khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
3. Lên kịch bản sự kiện
Một bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là lên kịch bản chương trình chi tiết. Nhờ có kịch bản này, bạn sẽ điều phối mọi thứ trong sự kiện một cách trơn tru và không để sót những nội dung có trong kế hoạch. Kịch bản sự kiện thường sẽ bao gồm timeline chương trình (có những hoạt động nào và chúng diễn ra trong khoảng thời gian nào). Ngoài ra, trong kịch bản cũng cần có một số nội dung dự phòng để xử lý kịp thời những tình huống phát sinh.
4. Tạo bảng phân chia công việc
Trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng cần có bảng phân chia công việc cụ thể để nắm bắt và điều phối các nhân sự phù hợp với chương trình. Bảng phân công này phải được trình bày rõ ràng, chi tiết và dễ hiểu để những người trong ban tổ chức có thể nhanh chóng nắm bắt được nhiệm vụ của mình, từ đó không làm chậm trễ công việc được giao.
5. Công tác chuẩn bị
Sau khi đã hoàn thành việc lên chương trình chi tiết thì bạn có thể bắt tay vào công tác chuẩn bị cho sự kiện với một số công việc như:
- Thiết kế banner, backdrop,...
- Gửi thiệp mời
- Dựng sân khấu
- Trang trí không gian
- Thuê âm thanh/ánh sáng
- Thuê MC, ca sĩ,...
- Đặt tiệc
- Truyền thông cho sự kiện
- …
Đối với công tác chuẩn bị này, bạn sẽ cần liên hệ với những nhà cung cấp dịch vụ uy tín và có sự giám sát chặt chẽ ở từng công đoạn.
6. Tổ chức sự kiện
Thời gian quan trọng nhất và thể hiện được toàn bộ công sức của ban tổ chức chính là ngày diễn ra sự kiện chính thức. Bạn cần tuân thủ theo các kế hoạch đề ra trong kịch bản chương trình nhưng cũng cần phải có sự ứng phó linh hoạt với một số sự cố phát sinh. Ngoài ra, sự kiện cần có người điều hành và giám sát ở từng nội dung, sắp xếp thêm một số nhân sự để tiếp đón khách mời và đảm bảo an ninh cho cả quá trình thực hiện.
Tổ chức sự kiện là bước quan trọng nhất trong cả quá trình thực hiện chương trình
7. Tổng kết
Sau khi sự kiện kết thúc, những người trong ban tổ chức sẽ tiến hành thu dọn đồ đạc, bàn giao trang thiết bị và địa điểm tổ chức (nếu thuê ngoài). Đây cũng là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo sự kiện được hoàn thành một cách trọn vẹn hơn và tránh được một số chi phí phát sinh thêm.
8. Quyết toán
Dựa trên kế hoạch đưa ra và nguồn ngân sách cho phép, bạn cần thanh toán các chi phí dịch vụ cho bên cung cấp và các nhân sự phục vụ cho sự kiện. Việc thanh toán đúng hẹn và đúng cam kết sẽ giúp bạn thực sự chuyên nghiệp hơn và tạo ra sự hợp tác vui vẻ hơn trong tương lai.
9. Đánh giá và báo cáo
Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là lượng giá lại những nội dung trong sự kiện vừa qua và đánh giá mức độ thành công của chúng. Để đưa ra những báo cáo chính xác hơn, bạn nên đánh giá dựa trên mục tiêu ban đầu của sự kiện và những thông điệp cần truyền tải.
Liên hệ đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp tại Hải Phòng
Nếu bạn không có đủ điều kiện để thực hiện một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như trên thì có thể sử dụng dịch vụ tương tự tại FMD Media. Chúng tôi là đơn vị đã có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện uy tín tại Hải Phòng và nhận được nhiều phản hồi tích cực từ phía các khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ.
FMD Media là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hải Phòng
Đặc biệt, FMD Media đang cung cấp các gói dịch vụ tổ chức sự kiện siêu ưu đãi CHỈ TRONG THÁNG NÀY. Vì vậy, hãy liên hệ ngay với FMD Media hôm nay để nhận được tư vấn và báo giá chi tiết qua hotline 0766.366.368!
Như vậy, FMD Media vừa chia sẻ đến bạn quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và ấn tượng nhất. Để bỏ túi thêm nhiều thông tin hữu ích khác về dịch vụ tổ chức sự kiện đa lĩnh vực, hãy tiếp tục theo dõi FMD Media trong những bài viết tiếp theo nhé!
